Veelgestelde vragen

Over Qmentum

Hoe weten wij welke normen al dan niet voor onze instelling van toepassing zijn? Ondersteunt het NIAZ ons daarbij?

Wij ondersteunen de instellingen bij het aanmaken van het organisatieprofiel in de portal van Qmentum. Vanuit het organisatieprofiel kiest de software dan de voor de instelling van toepassing zijnde normen. De Nederlandstalige portal is ter beschikking vanaf januari 2014.

Hoe zit het met de Accreditatie/certificering van laboratoria door andere organisaties dan NIAZ?

De meeste laboratoria in Nederland zijn door de Raad voor Accreditatie (RvA) getoetst op basis van de normenset van de CCKL. In België hebben de meeste laboratoria een BELAC accreditatie. BELAC is de Belgische accreditatie-instelling die laboratoria accrediteert volgens de ISO 15189 (medische laboratoria) en de ISO 17025 (test- en kalibratielaboratoria). De werkwijze van de RvA en BELAC is niet te vergelijken met de werkwijze die NIAZ nu hanteert.
In de huidige NIAZ-audits gebaseerd op de KZi 2.4 wordt met name de link tussen de kliniek en de laboratoria getoetst in een instellingsbrede audit van in totaal 4-5 dagen. De RvA en BELAC hanteren een toetsing alleen op het laboratorium (RvA 5 dagen) en kijken specifiek naar de inhoudelijke werkzaamheden in het laboratorium. 
Aangezien de meeste laboratoria CCKL (Ned) of BELAC ( België) gecertificeerd/geaccrediteerd zijn, bestaat op dit moment de afspraak om geen dubbele toetsing uit te voeren en het laboratorium alleen in de NIAZ audit te betrekken met het oog op de afstemming en afspraken tussen kliniek en laboratorium. Deze werkwijze zal waarschijnlijk met het gebruik van de KZi 3.0/Qmentum voortgezet worden. De keuze voor de werkwijze is echter afhankelijk van de keuze die de laboratoria maken voor de normensets waaraan ze getoetst willen worden.

Een aantal normen komt (niet altijd letterlijk, maar in grote lijnen) in verschillende normensets terug. Is er een overzicht ter beschikking waarin is aangegeven waar in de normensets dezelfde/vergelijkbare normen terug te vinden zijn?

Hiervoor verwijzen wij graag naar de Matrix normensets KZi 3.0.

Bij een aantal normen is aangegeven dat aan vigerende wet- en regelgeving moet worden voldaan. De wettelijke vereisten kunnen echter verschillen tussen Canada, Nederland en België. Betekent dit dat de normen in verschillende landen anders zijn?

De normen zijn zoveel als mogelijk internationaal vergelijkbaar. Nationale wet- en regelgeving is echter altijd van toepassing. Dit betekent dat daar waar er verschillen in wet-en regelgeving zijn (bijv. bij vereisten voor de inrichting van operatiekamers en de veiligheidseisen rond medische gassen) inderdaad internationale verschillen kunnen bestaan.

Welke documenten moet ik als bewijsvoering bijvoegen in de software van Qmentum en aan welke vereisten moeten deze documenten voldoen?

Bij de aanmaak van het organisatieprofiel in de portal moeten enkele documenten worden opgeladen, zoals het organogram, het kwaliteitsplan, het strategisch plan, enz. De auditoren kijken bij de voorbereiding op de audit deze documenten in om zich een beeld te kunnen vormen van de organisatie. Verder kunnen in de software van Qmentum documenten opgeladen worden die de voortgang van de verbeteracties beschrijven. Dit is een mogelijke optie voor de instelling bij het uitvoeren van verbeteracties en geen vereiste vanwege de accreditatie.

Wat wordt er verstaan onder ‘leaders’ en ‘governing body’?

In grote lijnen worden deze begrippen als volgt naar de Nederlandse en de Belgische context vertaald:
‘Leaders’ zijn de leden van de Raad van Bestuur in Nederland en het Directiecomité in België. Dit kan aangevuld worden met de leden van b.v. een managementteam/-comité (inclusief artsen die een managementfunctie hebben).
De ‘governing body’ is de Raad van Toezicht in Nederland en de Raad van Bestuur in België. 
Bij de opzet van de kwaliteitsstructuur zal de kwaliteitscoördinator van de instelling samen met de toegewezen senior adviseur van het NIAZ deze begrippen verder concreet invullen, afgestemd op de organisatiestructuur van de instelling.

Hoe werkt de scoringsmethodiek in functie van het accreditatieniveau?

Bijvoorbeeld als we als organisatie gaan voor accreditatieniveau 'goud', dienen we dan op alle criteria die als ‘goud’ gelabeld worden een score van 100% te behalen? Ander voorbeeld, een criterium heeft zowel een ‘hoog prioriteits’ label als een ‘platina’ label. Is dit dan alleen een prioriteit als de organisatie naar een platina accreditatieniveau streeft?

Om een goud accreditatieniveau te behalen moet de organisatie voldoen aan volgende drie vereisten:

- Een 100% score behalen op alle gouden vereiste instellingsrichtlijnen (ROP’s).

- Voldoen aan ten minste 90% van de gouden ‘hoge prioriteitscriteria’ (criteria met uitroeptekens) en

- Voldoen aan ten minste 81% van alle gouden criteria.

Als een organisatie aan ten minste 71% van de gouden ‘hoge prioriteitscriteria’ per normenset voldoet behaalt ze een accreditatie met voorwaarden.

Voor een platina accreditatieniveau gelden dezelfde vereisten maar dan voor de platina ‘vereiste instellingsrichtlijnen’, ‘hoge prioriteitscriteria’ en overige criteria. Tevens moet de organisatie daarbij 100% voldoen aan de gouden accreditatievereisten.
Voor een diamant accreditatieniveau gelden alle bovenstaande vereisten, maar dan voor de diamanten ‘vereiste instellingsrichtlijnen’, ‘hoge prioriteitscriteria’ en overige criteria. Tevens moet de organisatie daarbij 100% voldoen aan de goud en platina accreditatievereisten.
De auditoren beoordelen tijdens het auditbezoek alle criteria, hoge prioriteitscriteria en vereiste instellingsrichtlijnen.
Het scoringssysteem berekent automatisch het behaalde accreditatieniveau op basis van bovenstaande vereisten.

Welke zijn de mogelijke accreditatiebesluiten bij accreditatie op basis van Qmentum?

Het NIAZ gebruikt vooralsnog de vigerende accreditatiebesluiten.

Informed Consent

In de norm staat te lezen dat er een Informed Consent dient te zijn voor ingrepen en behandeling. Is dit van toepassing voor elke ingreep/behandeling, bijv. bij kiesextractie, of kunnen de artsenteams per discipline zelf definiëren wanneer een Informed Consent afgenomen dient te worden bij de patiënt?

Uitzonderingsmaatregelen kunnen in het instellingsbeleid worden opgenomen. Het moet gaan om uitzonderingen die goed zijn onderbouwd en gericht zijn op het verminderen van risico’s. Bijvoorbeeld: geen Informed Consent bij patiënten die in levensbedreigende omstandigheden met spoed zijn opgenomen. De instelling evalueert het beleid en kijkt of de uitzonderingen volgens het beleid zijn toegepast.

Waarom zijn de Qmentum normensets voor de laboratoria verwijderd? Heeft dat te maken met de nieuwe versie van de ISO 15189?

In de huidige situatie toetst het NIAZ zorginstellingen op basis van de KZi 2.4. Vanaf 2015 is toetsing op de KZi 3.0/Qmentum mogelijk. De KZi 3.0/Qmentum bevat nu twee normensets (‘Laboratorium- en bloeddiensten’ en ‘Biomedische laboratoriumdiensten’) die gerelateerd zijn aan een gedateerde versie van ISO 15189. Het NIAZ is in overleg met ACI om deze normensets voor de laboratoria te actualiseren. 
Het NIAZ heeft de gedateerde sets voor de laboratoria uit de overzichtslijst met KZi 3.0/Qmentum normensets gehaald, in afwachting van de nieuwe versies waarin de actuele versie ISO 15189:2012 is verwerkt. Op dit moment is nog niet aan te geven op welk moment de geactualiseerde normensets voor de laboratoria beschikbaar zullen zijn. 

Wie komt in aanmerking als voorzitter en vice-voorzitter van een kwaliteitsteam binnen Qmentum?

Het antwoord op deze vraag is aan de instelling. In principe komt elke medewerker in aanmerking: leidinggevenden, artsen, andere zorgverleners of overige medewerkers. Belangrijk is dat ze interesse tonen voor kwaliteit en patiëntveiligheid, dat ze bekwaam zijn om een voortrekkersrol op zich te nemen en medewerkers kunnen sturen en enthousiasmeren.

Zit de training voor interne auditoren ook in het ondersteuningspakket van het NIAZ bij de implementatie van 3.0 (Qmentum?)

De training van interne auditoren valt buiten het ondersteuningspakket aangeboden door de senior adviseurs van het NIAZ bij de implementatie van 3.0 (Qmentum). Het NIAZ biedt wel de mogelijkheid om de training voor interne auditoren door het NIAZ (in samenwerking met Kerteza) te laten verzorgen. Hiervoor worden, net als in de huidige situatie, meerkosten in rekening gebracht. Tussen NIAZ en Kerteza is een raamovereenkomst afgesloten om gedurende de komende drie jaren gezamenlijk opleidingen en trainingen te ontwikkelen en verzorgen. De overeenkomst is ingegaan op 1 september 2013. Dit geldt voor opleidingen met de KZi 2.3, KZi 2.4 en Qmentum referentiekaders. Op dit moment vindt de ontwikkeling van de opleidingen en de trainingen plaats. Geplande opleidingen en trainingen op dit moment zijn gericht op externe auditoren en interne auditoren, kwaliteitsfunctionarissen, leden directiecomités, leden medische raden, voorzitters en leden kwaliteitsteams (Qmentum), middenkader en leiding. Onderwerpen van opleidingen en trainingen zijn o.a. normkennis, uitvoeren audits, tracermethodiek, aansturen van en deelnemen aan kwaliteitsteams.
Verwacht wordt dat de trainingen beschikbaar zijn in het eerste kwartaal van 2014. Voor nadere informatie en specifieke vragen voor uw instelling kunt u contact opnemen met Patrick Corstiaans van Kerteza of Freek van der Heijden van NIAZ.

Tot wanneer is de 2.4 norm geldig?

Instellingen kunnen bij hun eerstvolgende accreditatie nog één keer kiezen voor de 2.4 norm. Deze norm wordt up to date gehouden zo lang als nodig is. 

Welke gevolgen heeft Qmentum voor de werving, selectie, training, omscholing en inzet van nieuwe en bestaande auditoren voor het uitvoeren van de externe audits in Nederland en Vlaanderen?

Het NIAZ vraagt aan de Nederlandse en Vlaamse instellingen om voor eind 2013 een keuze te maken of ze bij een volgende accreditatie op basis van de 2.4 of de 3.0 (Qmentum) norm geaccrediteerd willen worden. Op basis van deze keuzes maakt het NIAZ een capaciteitsplanning voor de inzet van externe auditoren. Een dergelijk overzicht zal duidelijkheid geven over het benodigde aantal externe auditoren voor de audits op basis van 2.4 en 3.0 (Qmentum) en input geven aan het plan met betrekking tot de werving , selectie en opleiding van auditoren.

Hoe kan ik mij als instelling het beste voorbereiden op accreditatie met betrekking tot de 3.0 norm (Qmentum)?

Voor advies over de voorbereiding op Qmentum binnen uw instelling kunt u contact opnemen met een senior adviseur van het NIAZ. Elke instelling krijgt bij de prereservering een senior adviseur toegewezen als contactpersoon.

Worden de vertaalde Nederlandstalige normen 3.0 (Qmentum) aangepast aan de context van de Nederlandse en Vlaamse instellingen?

De normen zelf worden niet aangepast vanwege de consistentie van het Qmentum-systeem. Qmentum wordt internationaal toegepast met overal dezelfde weging van de normen in de achterliggende software. Elke norm wordt toegelicht door een guideline. Deze toelichtingen worden wel voortdurend aangepast aan de context van de Nederlandse en Vlaamse instellingen en zullen waar mogelijk verwijzen naar van toepassing zijnde wet- en regelgeving in Nederland en Vlaanderen.

Waar kunnen wij terecht met onze opmerkingen bij het lezen van de normteksten?

Alle opmerkingen zijn welkom en kunnen via info@niaz.nl aan het NIAZ worden gestuurd.

Wat is de relatie tussen het NIAZ en de ICURO werkgroep in Vlaanderen?

ICURO is de Vlaamse koepel van 27 ziekenhuizen met publieke partners die op 1 juni 2010 officieel is gestart. Binnen de ziekenhuiskoepel ICURO zijn een aantal commissies en werkgroepen actief met als doel de ziekenhuizen zo goed mogelijk te ondersteunen in hun dagelijkse werking. Binnen de Werkgroep Ziekenhuisaccreditatie kunnen ziekenhuizen door het uitwisselen en delen van ervaringen en kennis, elkaar ondersteunen bij het doorlopen van een accreditatietraject. De werkgroep biedt een overlegplatform aan het NIAZ om maandelijks met de ziekenhuizen die zich voor accreditatie bij het NIAZ hebben aangesloten gemeenschappelijke vragen en thema’s te bespreken.

Waar vind ik de ‘Required Organizational Practices (ROP’s) terug in de Nederlandstalige normen van 3.0 (Qmentum)?

Required Organizational Pratice (ROP) is vertaald als ‘vereiste instellingsrichtlijn’ in de Nederlandstalige versie van 3.0 (Qmentum).

Zijn er richtlijnen over de samenstelling van kwaliteitsteams? Hoeveel leden bevat een dergelijk team? Hoe wordt dit afdelingsoverschrijdend aangepakt voor de instellingsbrede normen?

Het antwoord op deze vraag is aan de instelling en kan van instelling tot instelling variëren. Voor advies kunt u contact opnemen met een senior adviseur van het NIAZ. Elke instelling krijgt bij de prereservering een senior adviseur toegewezen als contactpersoon.

Kunnen de instellingen voor het uitvoeren van de interne audits dezelfde Qmentum software gebruiken als die gebruikt wordt door de externe auditoren tijdens het auditbezoek?

Voor het uitvoeren van interne audits op basis van de 3.0 norm (Qmentum) is een speciale tool ontwikkeld binnen de portal. 

Hoeveel mensen moeten we naar de interne auditorenopleiding laten gaan en wanneer dienen we te starten met interne audits?

Het antwoord op deze vraag is aan de instelling en kan van instelling tot instelling variëren. Voor advies kunt u contact opnemen met een senior adviseur van het NIAZ. Elke instelling krijgt bij de prereservering een senior adviseur toegewezen als contactpersoon. Het NIAZ kan adviseren bij het opzetten van een intern auditsysteem. Voor instellingen die voor een eerste accreditatie gaan en het interne auditsysteem nog moeten opstarten is een terugrekentabel ter beschikking om de besluitvorming over het aantal op te leiden interne auditoren en de opstart van het interne auditsysteem te ondersteunen.

Zijn er ook normen voor endoscopie?

De normen voor endoscopie zijn geïntegreerd in de normenset ‘Sterilisatie van herbruikbare medische hulpmiddelen’. In de Engelstalige normenset ‘Reprocessing and Sterilization of Reusable Medical Devices’ kun je door een zoekfunctie in te geven op de term ‘endo’ de guidelines achterhalen waar aangegeven staat dat de betreffende norm van toepassing is op endoscopie.

Zijn er ook normen voor geriatrie, cardiologie, endocrinologie, gastro-enterologie,…?

De normenset ‘Medische Zorg’ omvat zorgdiensten zoals cardiologie, endocrinologie, gastro-enterologie, hematologie, infectieziekten, medische oncologie, nefrologie, pulmonologie, reumatologie, geriatrie, slaapgeneeskunde en sportgeneeskunde.

Zullen de verzamelde data gebruikt kunnen worden voor onderzoek?

Als de informatie gebruikt wordt voor onderzoek, dan zal daarvoor vooraf toestemming gevraagd worden aan de deelnemende instellingen.

Wie heeft toegang tot de verzamelde informatie?

Er zijn verschillende groepen die elk toegang hebben tot een deel van de verzamelde informatie: 
- NIAZ heeft toegang tot de informatie die nodig is om te plannen en te communiceren en evalueren met de instellingen. 
- Instellingen hebben toegang tot rapporten van hun eigen instelling op geaggregeerd niveau (niet tot de identificeerbare antwoorden van hun medewerkers die de zelfevaluatie-vragenlijst of andere vragenlijsten invulden).
- Auditoren hebben toegang tot de benodigde informatie om instellingen te toetsen gedurende het auditproces. 
- Tot slot heeft de technische ondersteunende staf van ACI toegang tot informatie om problemen van gebruikers op te lossen.

Voldoet Qmentum en de dataverzameling aan Europese wetgeving met betrekking tot privacy? Hoe wordt omgegaan met gevoelige informatie?

Informatie wordt versleuteld (gecodeerd) verstuurd. Als Canadese organisatie voldoet ACI aan de Canadese PIPEDA standaarden (http://www.priv.gc.ca/leg_c/r_o_p_e.asp). De Europese commissie stelt dat de Canadese Privacy wetgeving voldoet aan de vereisten van de Europese richtlijn voor overdracht van informatie buiten de gemeenschap
(http://ec.europa.eu/justice/policies/privacy/docs/adequacy/canada_st15644_06_en.pdf).

Waar wordt de data opgeslagen en wordt er regelmatig een backup gemaakt van de data?

De data wordt opgeslagen op servers van het hoofdkantoor van ACI in Ottawa. De toegang is beperkt en beveiligd. Het datacenter is opgezet met redundantie om gegevensverlies en downtime te beperken. Elke 15 minuten is er een backup van de databasetransacties, elke vier uur wordt een differentiële back-up uitgevoerd. Elke avond wordt een volledige back-up uitgevoerd en elke nacht worden de back-upbestanden van de server naar een tape gekopieerd.

In welke vorm zal Qmentum worden aangeboden aan de instellingen en welke soft- en hardware is daarbij nodig?

De instellingen kunnen gebruik maken van Qmentum door middel van extranet portal technologie. De extranet portal beveiliging maakt gebruik van 128-bit SSL certificatie. De instellingen zullen toegang tot SSL-poorten nodig hebben om de portal te gebruiken en we adviseren daarbij om gebruik te maken van IE9 of Chrome browsers.
Omdat veel documenten in PDF-formaat zijn, is een PDF reader vereist. Extra functionaliteit is toegevoegd aan de portal om het mogelijk te maken om resultaten van de vragenlijsten te exporteren in PDF-en Excel-formaten voor offline gebruik.
De optimale screen-resolutie om de portal te bekijken is 1024x768 pixels (of hoger). Met een lagere resolutie kunt u de portal nog wel bekijken, maar zult u van links naar rechts moeten scrollen om alle tekst te lezen.

Hoe wordt de ‘goud’, ‘platina’ of ‘diamant’ status van accreditatie bepaald?

Achter de software die de auditoren gebruiken zit een rekenprogramma dat de scores weegt en optelt. De accreditatiestatus is daar een uitkomst van.
Na de auditopdracht uitgevoerd door de auditoren wordt het auditrapport voorgelegd aan het college voor kwaliteitsverklaringen (CKV) dat de bevindingen bespreekt en het door het systeem berekende resultaat nog kan bijstellen indien er o.a. gerede twijfel is aan de veiligheid.

Ik ben op zoek naar de eisen die Qmentum stelt aan een documentbeheersysteem. Onder welke normenset kan ik deze eisen vinden?

Qmentum heeft normen ten aanzien van de beschikbaarheid van richtlijnen op de werkvloer en de controle op actualiteit van richtlijnen. Zie bijvoorbeeld normen 15.6 en 15.7 van de norm ‘Ambulante zorg’.

Zijn de Engelse versies van de vertaalde 3.0 normen (Qmentum) beschikbaar?

Als u inlogt op het besloten gedeelte van de NIAZ website, kunt u via www.niaz.nl/niaz-Qmentum/overzichtQmentum-normen naar het overzicht van alle 3.0 normen. In het overzicht (in tabelvorm) staan in de eerste kolom de Engelse versie 2 van de Qmentum normen, die u via de hyperlink meteen kunt openen. De tweede kolom geeft een hyperlink naar de Nederlandse vertaling. De vertaling omvat momenteel enkel de normen. De guidelines en de accreditatielevels zijn in vertaling. In de derde kolom ziet u een hyperlink naar de betreffende normenset in een Excel bestand.

In elke normenset komt de ROP in verband met patiëntidentificatie terug. Verwacht de norm dat alle patiënten een identificatiebandje dragen of mogen we groepen maken?

De norm zegt: “De organisatie heeft een gedocumenteerde cliëntidentificatiemethode (bijv.
polsbandje, foto-identificatie) die in de gehele organisatie gestandaardiseerd is”. De instelling kiest zelf de identificatiemethode als standaard voor de gehele organisatie. Wel is het mogelijk om uitzonderingsgroepen in het instellingsbeleid te benoemen, waarvoor andere identificatiemethoden gelden. Uitzonderingsmaatregelen kunnen in het instellingsbeleid worden opgenomen. Het moet gaan om uitzonderingen die goed zijn onderbouwd en gericht zijn op het verminderen van risico’s. Bijvoorbeeld: geen polsbandjes op de Spoed. In evaluaties kijkt de instelling of de uitzonderingen volgens het beleid zijn toegepast.

Inloggen

Terug naar inloggen