Referentiekader NIAZ

Het referentiekader NIAZ bestaat uit twee lagen.

1. De ‘bovenlaag’ is het normatieve deel en bestaat uit twee onderdelen.

                                                               i.      De Kwaliteitsnorm Zorginstelling, op basis waarvan de interne en externe beoordeling plaatsvindt.

                                                             ii.      De accreditatieprocedure.

2. De ‘onderlaag’ levert hulpmateriaal voor het gebruik, de interpretatie en de uitwerking van de ‘bovenlaag’ en bestaat uit drie rubrieken.

                                                               i.      Uitwerking en voorbeelden

                                                             ii.      Good practices

                                                            iii.      Wet- en regelgeving.

De ‘bovenlaag’

Normtekst

De Kwaliteitsnorm Zorginstelling bestaat uit vier onderdelen: toelichting, voorwaarden voor accreditatie (waaronder de beoordelingssystematiek, definities en normtekst). De normtekst bestaat uit normelementen, die zijn geordend in normrubrieken, die op hun beurt zijn geordend in deelhoofdstukken rond een thema en die op hun beurt zijn geordend in de hoofdstukken die overeenkomen met de velden uit het INK-model. Dit model ligt ten grondslag aan het concept van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling, dat verder in een apart hoofdstuk wordt toegelicht.

De normelementen zijn genummerd door middel van een vijfcijferige aanduiding, eventueel gevolgd door een hoofdletter, als volgt (voorbeeld): 123.45.A. Het eerste cijfer slaat op het normveld uit het INK-model, waarop de hoofdstukken van de normtekst zijn gebaseerd. Het tweede cijfer op een deelhoofdstuk rond een bepaald thema, het derde op de rubriek met verwante normelementen. Twee cijfers na de punt geven het nummer van het normelement. Een ten opzichte van een bepaald normelement specificerend ander normelement wordt aangeduid met een hoofdletter na een tweede punt. In schema:

Accreditatieprocedure

De accreditatieprocedure beschrijft hoe het accreditatieproces verloopt, vanaf de voorbereiding tot en met de besluitvorming over de accreditatie door het NIAZ, met onder andere de relevante documenten en termijnen. De geldende procedure is als bijlage bij dit document opgenomen.

De ‘onderlaag’

De documentatie in de ‘onderlaag’ beoogt niet een verdere gedetailleerde normstelling te geven, die moet worden afgevinkt. De bedoeling is om een hulpmiddel te bieden: voor de instelling bij de zelfevaluatie en voor de NIAZ-auditoren bij hun auditwerkzaamheden. Het gaat om (geslaagde) voorbeelden van manieren om concreet invulling aan de officiële norm te geven. Het betreft dus uitwerkingen waar u aan unt denken, niet waar u aan moét denken. De invulling kan meestal ook op veel andere manieren verantwoord gebeuren. Deze status geldt ook voor de rubriek ‘wet- en regelgeving’. NIAZ is er niet om toezicht te houden op het naleven van wetten en regels, maar om te zien of de organisatie zo is ingericht dat die borg staat voor een reproduceerbaar, verantwoord niveau van zorg. Zie hiervoor de missie van NIAZ. Een instelling kan ondanks dat zij niet voldoet aan (wettelijke) voorschriften of door er juist bewust van af te wijken toch reproduceerbare kwaliteit leveren.

Het materaal in de ‘onderlaag’ dient een aantal doelen.

1. Het helpt – auditoren bij hun voorbereiding en auditbezoek, instellingen bij hun zelfevaluatie – om het accreditatieproces zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen.
2. Het biedt een zekere kalibratie van de interpretatie en toepassing van de normtekst van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling.
3. Het dient als voorportaal en proefstation voor onderwerpen die toekomstig mogelijk formeel in de normtekst van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling worden betrokken.
4. Het is een vehikel voor alle collega’s in de zorg om als werkgemeenschap ideeën en ervaringen uit te wisselen en daardoor ook verbeteringen te bevorderen.

‘Uitwerking en voorbeelden’ en ‘Good practices’

De rubriek ‘Uitwerking en voorbeelden’ bevat concreet materiaal om de – soms tamelijk abstracte – normtekst concreet en operationeel te maken. Bij het uitbrengen van de versie 2.1 heeft het NIAZ geprobeerd om bruikbaar materiaal waarover het al beschikt te ontsluiten. Dit betreft een aantal beschrijvingen van de processen van concrete ziekenhuisafdelingen en –functies, die in de jaren ’90 door ziekenhuismedewerkers met procesanalysetechnieken (o.a. stroomdiagrammen) zijn vervaardigd. Verder vermeldt deze rubriek waar van toepassing professionele standaarden.

De rubriek ‘Good practices’ bevat praktijkvoorbeelden die door de auditteams van het NIAZ in hun toetsing zijn ontdekt en die naar het oordeel van die auditteams als inspirerend voorbeeld van een goede praktijk kunnen dienen. De rubriek is bedoeld om concrete voorbeelden uit instellingen met hun instemming te ontsluiten en toegankelijk te maken voor collega’s uit andere instellingen. Zo zal in de toekomst deze rubriek bij bijvoorbeeld het item over klachtenopvang meerdere concrete voorbeelden van klachtenregelingen bevatten. Bij het uitbrengen van de versie 2.1 is deze rubriek nog bijna leeg.

Het is de bedoeling om deze twee rubrieken op basis van de ervaringen in de audits van NIAZ en suggesties uit de zorgwereld gaandeweg meer en meer te vullen. Bij de evaluatie van elke audit zal hier voortaan door NIAZ zelf expliciet naar gekeken worden. Aan iedereen die met de Kwaliteitsnorm Zorginstelling werkt staat de uitnodiging open om suggesties te leveren. Op vele plaatsen in de Kwaliteitsnorm Zorginstelling kan direct het betreffende e-mailadres (standardmaster@niaz.nl) worden aangeklikt om de suggesties aan NIAZ toe te zenden. De formule lijkt op de manier waarop Wikipedia werkt. NIAZ houdt hierbij wel zelf de regie en de uiteindelijke redactie in handen. De Kwaliteitsnorm Zorginstelling is en wordt daarmee een instrument van de hele werkgemeenschap in de zorg en een concreet vehikel voor de uitwisseling van ervaringen en kennis. Daarmee werkt NIAZ aan de ambitie als kennisinstituut voor de zorg, zoals verwoord in het kerndocument Missie, Visie en Waarden.

Wet- en regelgeving

De rubriek ‘Wet- en regelgeving’ bevat, indien van toepassing, informatie over wetten en daarvan afgeleide regelingen, richtlijnen van de IGZ en waar mogelijk en relevant ook jurisprudentie. Omdat deze per Nederlandstalig land zal verschillen is er ook ruimte opgenomen voor verschillende informatie.

Ook voor deze rubriek geldt dat NIAZ graag suggesties voor aanvullingen ontvangt.

Revisie referentiekader NIAZ

De verschillende onderdelen van het referentiekader NIAZ hebben elk een eigen revisiefrequentie, zoals weergegeven in onderstaand schema. De versiewijzigingen van de onderdelen met een lage frequentie vallen altijd samen met die van een hogere frequentie. Dus bijvoorbeeld de jaarlijkse revisie van de accreditatieprocedure valt samen met de dan actuele halfjaarlijkse revisie van de ‘onderlaag’.

De versieaanduiding draagt de naam ‘Kwaliteitsnorm Zorginstelling’ (en niet: ‘referentiekader’), gevolgd door een versienummering. Deze geeft als eerste cijfer de versie van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling, als regel voor een periode van vier jaar vastgesteld. Dat is in 2009 nummer 2. Periodieke aanpassingen van de voorwaarden voor accreditatie, de accreditatieprocedure en de ‘onderlaag’, alsmede eventuele kleine aanpassingen aan de inleiding, de definities of de normtekst, geven de nummering achter de punt. Bij het na een aantal jaren substantieel aanpassen van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling zal een nieuwe versiereeks (als eerstvolgende: 3.0) starten. Bij elke versie zal NIAZ steeds tevens een renvooiversie uitbrengen, waarin alle aanpassingen ten opzichte van de vorige versie zichtbaar zijn. Daardoor blijven ontwikkelingen traceerbaar. Alle oude versies blijven via een archieffunctie op de website van NIAZ toegankelijk.

In juli 2009 is versie 2.1 van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling geautoriseerd. Indien niet voortijdig tot substantiële aanpassing wordt besloten ziet het revisieschema er dan als volgt uit.

De instelling wordt door NIAZ beoordeeld en geaccrediteerd op basis van de norm die geldig is op de datum van het aangaan van de accreditatieovereenkomst of (bij heraccreditatie) de datum van het uitbrengen van het zelfevaluatierapport, tenzij NIAZ en instelling anders overeenkomen.

Sectorspecifieke versies referentiekader NIAZ

Het referentiekader NIAZ is geschikt om te worden gebruikt voor alle soorten instellingen en ook voor onderdelen daarvan. Dat is ook logisch: veel aspecten van een kwaliteitssysteem zijn generiek van toepassing op alle soorten instellingen.

NIAZ brengt niettemin een aantal sectorspecifieke varianten ten behoeve van specifieke zorgvormen uit. Deze zijn alle gebaseerd op de Kwaliteitsnorm Zorginstelling. NIAZ zal instellingen, die vragen op grond van een dergelijke sectorspecifieke versie van het referentiekader NIAZ te worden getoetst, ook expliciet toetsen op dat toegespitste referentiekader. Dit leidt tot een instellingsbrede accreditatie op basis van de sectorspecifieke norm.

Sommige van de specifieke zorgvormen worden niet alleen geboden door zelfstandige instellingen die zich daarop volledig hebben toegelegd, zij komen ook voor als onderdeel van een grotere instelling met meerdere functies (bijvoorbeeld een algemeen ziekenhuis). In dat geval kan de instelling voor het betreffende organisatieonderdeel onder bepaalde voorwaarden een toetsing vragen op basis van de sectorspecifieke Kwaliteitsnorm Zorginstelling.

Dit leidt dan tot een bestendige deelaccreditatie op basis van de sectorspecifieke norm.

De sectorspecifieke varianten van het referentiekader NIAZ dragen de naam ‘Kwaliteitsnorm Zorginstelling’, het tweede woord voorzien van een superscript dat de sector aanduidt en gevolgd door de hiervoor beschreven versienummering. Voorbeeld: het referentiekader NIAZ voor de sector revalidatie 2009 draagt de naam: Kwaliteitsnorm Zorginstelling^Revalidatie 2.1.

De specificiteit kan op een aantal manieren tot uitdrukking komen.

In de ‘bovenlaag’

1.       In de organisatievelden (velden 1 t/m 5) van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling door:

a.       aanvulling op dan wel specificatie van de normtekst van bestaande normelementen;

b.       toevoeging van specifieke normelementen;

c.       buiten toepassing stellen van niet relevante normelementen.

2.       In de resultaatvelden (velden 6 t/m/ 9) van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling door het opnemen van specifieke resultaten dan wel resultaatindicatoren.

3.       In de accreditatieprocedure door bijzondere voorschriften ten aanzien van de uitvoering van de accreditatie. Bijvoorbeeld ten aanzien van de samenstelling van de auditteams.

In de ‘onderlaag’

4.       In de ‘onderlaag’ door voor de betreffende sector specifieke uitwerking en voorbeelden, specifieke good practices en specifieke wet- en regelgeving.

De sectorspecifieke afwijkingen ten opzichte van de Kwaliteitsnorm Zorginstelling zullen in het materiaal zichtbaar zijn.